R-GDS (anciennement Gaz de Strasbourg) est un distributeur local de gaz naturel et de biométhane. Chaque année, le Groupe organise une Convention du personnel regroupant 300 personnes sous forme de plénière, suivi d’un cocktail déjeunatoire. Cette année, la Convention a eu lieu au Maillon, une salle de spectacle remise à neuf dans le quartier dynamique du Wacken à Strasbourg.
R-GDS avait besoin d’un partenaire pour faire de cette Convention un événement dynamique et intéressant pour ses collaborateurs. La plénière dure 3 heures durant lesquelles différents intervenants prennent la parole. Dédié au personnel, il est primordial de rendre cet événement vivant pour garder toute l’attention du public et réussir à transmettre les messages souhaités par la Direction pour que les collaborateurs les comprennent, les retiennent et se les approprient.
Un concept vidéo dynamique
La plénière a eu la particularité d’être filmée via 5 caméras pilotées à distance depuis la régie et projetée sur un grand écran de façon à ce que tous les participants puissent bien voir les intervenants, peu importe leur place dans la salle et ainsi maintenir leur attention.
Un mur de SMS (tweetwall) a été intégré sur le côté droit de l’écran pour que les collaborateurs puissent transmettre leurs questions et remarques en direct, relayées par le maître de cérémonie. Ce concept permet d’impliquer les collaborateurs qui cherchent à voir leurs messages et connaître les réponses à leurs questions. Il offre également une transparence appréciée des salarié.e.s.
Une scénographie bien pensée
Le parcours sur scène a été étudié pour créer du mouvement et que les intervenants ne restent pas simplement assis à un endroit donné. Pour dynamiser les prises de parole, la scénographie était composée d’un espace canapé et d’un comptoir. L’esthétique du plateau a toute son importance pour attirer l’œil du spectateur.
La diffusion de témoignages client
En partenariat avec la Foire Européenne de Strasbourg, nous avons réalisé des interviews sous forme de micro-trottoirs et interrogé les consommateurs de gaz concernant l’augmentation du prix du gaz, sur leur propre utilisation et sur les différents moyens existants pour se chauffer. Le fait de ponctuer les prises de paroles avec des vidéos en format court permet également de rendre le déroulé plus dynamique.
L’organisation de cet événement a dû être rigoureusement planifiée et suivie pour penser à tout et répondre à la problématique de R-GDS. Nous avons été briefés fin juin pour un événement prévu en septembre. Les ressources étant réduites durant l’été, nous avons fait en sorte que le client ait toujours un interlocuteur principal au sein de l’agence pour le rassurer quant à l’avancement du projet et à la bonne tenue des délais.
R-GDS a apprécié la vision et l’expertise que nous avons apportées à ce projet. La réalisation de micro-trottoirs a permis de créer un fil conducteur pour le déroulé de l’événement.
Le secret d’un événement réussi est un travail en harmonie des différentes ressources. L’équipe mise en place pour cet événement était composée de 7 personnes :
